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viernes, 23 de noviembre de 2012
Reglas De Etiqueta
Normas Internas De La Organizacion
El sistema de calidad de las
organizaciones se sustenta y se demuestra por medio de documentos
escritos. La empresa debe contar con procedimientos adecuados para la
elaboración, estructuración, presentación, actualización, revisión, aprobación,
publicación, distribución y seguimiento en la aplicación de las normas
internas.
Es responsabilidad de
la Unidad de Normalización, la elaboración de las normas para la preparación de
las normas internas, con el fin de garantizar que todas las normas de la
empresa se preparen de una forma aceptablemente uniforme.
Es un proceso que lleva a
cabo el Consejo de Administración, la dirección y los demás
miembros de una entidad, con el objetivo de
proporcionar un grado razonable de confianza en la consecución de objetivos en los
siguientes ámbitos o categorías: eficacia y eficiencia de las operaciones, fiabilidad de
la información financiera,
cumplimiento de las leyes y normas aplicables:
Es un
proceso lo llevan a cabo las personas
solamente puede aportar un grado razonable de está pensado para la consecución
de objetivos
EL
PROCESO DE CONTROL INTERNO.
Constituye una herramienta útil para la gestión, pero no la
sustituye. Los controladores internos deben ser incorporados, no añadidos:
ü
si una Compañía se centra en las
operaciones existentes e incorpora controles en las actividades operativas
básicas, normalmente puede evitar procedimientos y costes
innecesarios
ü
incorporar controles en las estructuras operativas
suele generar nuevos controles, lo que hace más ágiles a las entidades.
ü
v LAS
PERSONAS.
El Consejo de Administración se convierte
en depositario y se erige como un importante elemento de control interno.
v SEGURIDAD
RAZONABLE.
El control
interno sólo puede aportar un grado razonable de seguridad a la dirección y al
Consejo de Administración en la consecución de los objetivos de la entidad.
OBJETIVOS.
Pueden ser
clasificados en 3 ámbitos o categorías: Operativos, información financiera, cumplimiento
Se espera que
el sistema de control
interno proporciones un grado razonable de seguridad en la consecución de
objetivos relacionados con la fiabilidad de la información financiera y el
cumplimiento de las leyes y normas aplicables.
COMPONENTES.
El control
interno no es un proceso lineal, sino un proceso interactivo multidireccional,
con cinco componentes interrelacionados: - Entorno de control
ü Evaluación de riesgos
ü Actividades de
control
ü Información y comunicación
ELEMENTOS
DEL ENTORNO DE CONTROL.
Integridad y
Ética – Un clima ético vigoroso
dentro de la empresa y en todos sus
niveles, es esencial para el bienestar de la organización, sus
componentes y el público en general. La transmisión de valores se hace: - con
el ejemplo
Estableciendo
normas escritas
Estableciendo
respuestas eficientes y contundentes
Competencia
profesional – Compromiso de la organización con el trabajo bien hecho, de
forma eficaz y eficiente
Responsabilidad
del Consejo de Administración
ü Un Consejo de
Administración pasivo y sin capacidad de cuestionar las decisiones y políticas de la
Dirección es un riesgo de control
interno muy significativo
ü Estilo y
Filosofía Gerencial – Actitud positiva de
control interno = evitar riesgos innecesarios, ponderar aspectos positivos y
negativos de cada alternativa, etc.
ü Estructura
organizativa – Ajustada al tamaño de la entidad y a su tipo de actividad y
objetivos.
ü Delegación de
poderes y responsabilidades – Acompañada de: - nivel de supervisión adecuado
ü conocimiento claro e in
dudable de los objetivos de la entidad
ü Políticas y
prácticas de recursos humanos – Indicando a
los empleados los niveles éticos y de competencia profesional
que pretende lograr la entidad en cada caso.
ü
v EVALUACIÓN DE RIESGOS
La
determinación de objetivos es una condición sine qua non para establecer un
elemento fundamental del control interno: la evaluación de riesgos. Los
objetivos pueden clasificarse en relativos a operaciones, a información
financiera y a cumplimiento.
v OBJETIVOS
DE LAS OPERACIONES.
Son la razón de
ser de las empresas y se dirigen a
la consecución del objetivo social. Son peculiares para cada entidad y han de
ser coherentes y realistas. Aunque no son un elemento de control interno sino
de gestión, son una base previa para aquél.
v OBJETIVOS
RELACIONADOS CON LA INFORMACIÓN FINANCIERA
Requisitos de
fiabilidad de los estados financieros: - principios contables
aceptados y apropiados a las circunstancias
Información
financiera suficiente y apropiada, resumida y clasificada pertinentemente
Estados
financieros que reflejen adecuada y razonablemente la situación financiera
Como cualquier
información, los estados financieros anuales deben cumplir:
ü existencia, totalidad,derechos y obligaciones ,valoración,
presentación
ü
v OBJETIVOS
DE CUMPLIMIENTO.
Los objetivos
se interrelacionan y debe existir una estructuración coherente de los mismos.
La definición más usual hasta hace pocos años incluía como objetivos del mismo
el adecuado reflejo de los registros contables y la
salvaguarda de los activos. También debe
lograr un nivel adecuado de información sobre la consecución de los objetivos
operativos.
v RIESGOS.
La
identificación y el análisis de riesgos es
un proceso interactivo continuo y constituye un componente fundamental de un
sistema de control interno eficaz. La identificación de riesgos debe ser
seguida de un proceso de análisis de los mismos, que incluye: estimación de su
importancia, evaluación de su probabilidad y análisis de
cómo han de gestionarse ( = establecer medidas para limitarlos o reducirlos).
El análisis de riesgos es fundamental para el éxito de la Compañía
v GESTIÓN
DEL CAMBIO.
En el análisis
de riesgos es fundamental identificar las circunstancias que modifican los
riesgos para tomar las acciones necesarias:
ü cambios en el
entorno operacional
ü nuevas
actividades y nuevos productos
ü nuevos
S.I.(fundamentalmente, informáticos)
ü crecimiento
rápido
ü rotación del personal
El análisis de
riesgos es una actividad que debe revisarse de forma continua y exige a la
dirección una permanente alerta para detectar las circunstancias que modifican
el entorno y, por consiguiente, los nuevos riesgos a los que se enfrentan.
LAS ACTIVIDADES DE CONTROL
Se traducen en
políticas y procedimientos. El control interno es un mecanismo integrador del
proceso de gestión. Son posibles mecanismos de control:
ü segregación de funciones
ü análisis
realizados por la dirección
ü controles
físicos
ü Mecanismos de
seguimiento del proceso de información (acciones correctivas)
ü gestión de
funciones de actividad
ü Indicadores de rendimiento
ü
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
v INFORMACIÓN.
Los flujos de
información (verticales, horizontales o transversales; formales o informales)
se recogen de fuentes internas o
externas y se comunican a destinatarios tanto internos como externos. Se
designa como S.I. al procesamiento interno de los datos relativos a
transacciones y actividades operativas. Cada entidad debe valorar sus
necesidades de S.I. en función de sus
objetivos, atendiendo a: - contenido
Tiempo , actualidad,
accesibilidad.
v COMUNICACIÓN.
Transmisión de
información, interna y externa. La dirección establece los canales adecuados
para que la comunicación llegue con
claridad a sus destinatarios. Es preciso mantener canales independientes que
actúen como mecanismos de seguridad. Existen multitud de mecanismos posibles
(formales e informales) para comunicar incidencias, problemas, ideas,
sugerencias, etc., mejorando la flexibilidad y adaptabilidad de la
organización. Se transmiten pautas de comportamiento esperado,
reglas del juego (incluyendo
actuación decidida y sancionadora, si es preciso). La dirección ha de
establecer canales de comunicación abiertos con el exterior (clientes, bancos, etc.) y con
el Consejo de Admón., así como con determinados elementos externos como
auditores, asesores legales, etc.
SUPERVISIÓN
Su objetivo es
asegurar que el sistema está funcionando adecuadamente y que tiene capacidad de
adaptación a las necesidades y cambios en el entorno, a través de actuaciones y
evaluaciones recurrentes o específicas.
Recurrentes:
- canales
abiertos empleados
- revisión
sistemática (departamento auditoría interna) de aspectos operativos y de
cumplimiento administrativo
- revisión
anual por auditores externos de los sistemas de control interno
- comunicación
sistemática o esporádica con terceros (clientes., bancos, etc.)
Específicas:
- eficiencia de
los controles de supervisión sistemáticos y recurrentes
-
autocomprobación de control interno por departamentos o unidades de negocio
- auditorías internas o
externas de departamentos o unidades de negocio
La metodología a utilizar
depende de las circunstancias y necesidades en cada caso: el benchmarking se usa en el
marco de asociaciones empresariales específicas para esta finalidad y con ayuda
de consultores.
Las líneas
generales del procedimiento de revisión
del control interno son:
ü concretar el
alcance de la revisión
ü identificar el
sistema o subsistema a revisar
ü analizar y
evaluar otras revisiones realizadas
ü analizar áreas
de riesgo
ü comprobar que
el programa de trabajo funciona
ü seguimiento del
trabajo y obtención de conclusiones provisionales
ü discusión de
las conclusiones
ü informe
ü seguimiento de
conclusiones y recomendaciones.
ü
INFORMACIÓN
SOBRE DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO
Deficiencia =
situación o condición del sistema de control interno digna de atención
(insuficiencias o posibles mejoras). La fuente de identificación de
deficiencias son las actividades de supervisión recurrentes, las esporádicas y
las fuentes externas. Todas las debilidades de control interno que puedan
afectar a la consecución de objetivos de una entidad deberían ser comunicadas.
La evaluación de qué deficiencias son importantes o no para ser comunicadas, es
también un problema delicado, así como determinar quién debe ser informado de
las deficiencias detectadas: los responsables de áreas o departamentos tienen
que recibir información de todas las deficiencias de su área de actuación y la
alta dirección y el Consejo de Administración de las significativas. Los informes específicos
describen el problema y sus efectos, las recomendaciones para solucionarlo y la
respuesta de los responsables.
RESPONSABILIDADES DEL CONTROL INTERNO
Llevado a cabo
por el Consejo de Administración, la dirección y el resto del personal. La responsabilidad más directa
corresponde a la dirección, que también asigna a los directores de departamento
responsabilidades de gestión y control interno, pero casi todo el personal
cumple alguna función de control interno, transmitiendo posibles sugerencias
por los canales adecuados: los miembros de la organización deben concientizarse
de que el control interno no es ajeno a ellos, sino que todos están implicados.
No debe olvidarse el papel clave de la dirección financiera y contable, así
como el del departamento de auditoría interna, que cubre los 3 tipos de
objetivo (operativos, formación financiera y cumplimiento). En organizaciones complejas, se
corre el riesgo de identificar el control interno con las funciones de
auditoría interna, en vez de considerarlo responsabilidad de toda la
organización. La garantía de independencia más importante
que se puede dar al departamento de auditoría interna es situarla bajo el
control del propio Consejo de Administración y concederle acceso al Consejo o
Comité de Auditoría, con los terceros que colaboran en el control interno
(auditores externos, reguladores, etc.). Los auditores externos informan de si
los estados financieros representan adecuadamente la situación financiera
patrimonial, los resultados del período y los motivos de fondos. Los
reguladores emiten normativas, inspeccionan y controlan la información. Los
clientes y proveedores, así como
otros terceros, aportan informaciones útiles. El Consejo de Administración
nombra al máximo ejecutivo de la organización, establece políticas y líneas
generales de actuación, aprueba presupuestos y cuentas anuales y
ejerce el control general de la organización = debe establecer líneas de
comunicación directa con los diferentes niveles de la organización y, al menos
una parte de sus miembros, debe ser independiente de la línea ejecutiva
En algunos
países se organiza el Consejo en comités, como el de Auditoria o el de
Nombramientos.
LIMITACIONES DE LOS SISTEMAS DE CONTROL INTERNO
La seguridad es
razonable y no absoluta. En cuanto a los objetivos operativos, el sistema
genera la información necesaria para que dirección y Consejo de Administración
conozcan de forma adecuada en qué medida se cumplen los objetivos, pero no
garantiza que los objetivos se estén alcanzando. En cambio sí se pueden
alcanzar, siempre con una seguridad razonable, los objetivos de información
financiera y su cumplimiento.
ü DISFUNCIONES –
errores de juicio, fatiga o despiste
ü OMISIÓN DE
CONTROLES POR PARTE DE LA DIRECCIÓN – Encubrir situaciones no deseadas o
realizar u ocultar actos fraudulentos: no confundir con la intervención (actos
de la dirección con finalidades legítimas pero fuera de las políticas
establecidas) utilizada para enfrentar acontecimientos puntuales
ü CONFABULACIÓN
DE 2 O MÁS PERSONAS – No identificable por el sistema de control
ü RELACIÓN
COSTE/BENEFICIO - El beneficio de un control es difícil de cuantificar de forma
positiva. Generalmente es más fácil evaluar los costes de los controles, aunque
es más difícil con los de alto nivel.
ü
APLICACIÓN A LAS
PEQUEÑAS EMPRESAS
La filosofía y
los conceptos básicos son aplicables igualmente a las pymes.
EL
ENTORNO DE CONTROL
Es muy poco
probable que una pequeña empresa disponga de un
código de conducta formal y que
el Consejo de Administración cuente con suficientes miembros cualificados.
LA
DETERMINACIÓN DE LOS RIESGOS
En una pequeña
empresa se simplifica la determinación y comunicación de los objetivos que,
aunque no esté muy formalizada, tendrá un seguimiento directo dada la
involucración directa de la dirección general que también participará
directamente en el análisis de riesgos, que también seguirá un procedimiento
informal pero seguramente muy flexible y adaptado a las circunstancias.
LAS
ACTIVIDADES DE CONTROL
En una pequeña
organización no suele ser posible mantener todos los mecanismos de control que
existen en las grandes organizaciones pero el control de la dirección suele ser
más directo y concreto y su presencia
permanente es un elemento fundamental dentro del funcionamiento del sistema de
control.
INFORMACIÓN
Y COMUNICACIÓN
La información
también es esencial en las pequeñas empresas. L os medios informáticos
actuales facilitan la recogida de información interna independientemente del
tamaño de la entidad pero la información externa en estas empresas pequeñas
requiere una fuerte involucración de la dirección. La ausencia de canales
formal es de comunicación no significa que ésta no exista, ya que los contactos
directos son mucho más frecuentes en las pequeñas organizaciones.
SUPERVISIÓN
La dirección
debe apoyarse en los empleados, los auditores externos, los terceros y otros
asesores externos. En resumen, los conceptos básicos de control interno son
aplicables a todo tipo de entidades, independientemente de su tamaño, pero la
aplicación práctica es más directa, flexible e informal en las pequeñas
organizaciones.
LA INFORMACIÓN SOBRE EL CONTROL INTERNO
El hecho de
informar públicamente sobre el control interno no constituye un componente
eficaz ni es un elemento que contribuya a conseguirlo, pero normalmente el
Consejo de Administración que va a emitir un informe sobre el control interno
suele analizar el sistema con más detalle y se preocupa por conseguir que
funcione de manera correcta.
ALCANCE
DEL INFORME
El control
interno relativo a la formulación de estados financieros públicos es realizado
por el Consejo de Administración, la dirección y el resto de empleados de una
entidad, diseñado para proporcionarle un grado razonable de seguridad en cuanto
a la fiabilidad de dichos estados financieros. La seguridad razonable de que
dicha información pública es fiable, adecuada y representativa conduce al concepto de imagen fiel.
- objetivos
operativos: no se plantea la información pública
- objetivos de
cumplimiento: si se planteara, la presentación sería como la información financiera.
CONTENIDO
DEL INFORME
Se emite a
fecha de cierre de ejercicio y cubre no sólo las cuentas anuales sino también
los estados financieros intermedios publicados y cualquier otra información
financiera publicada a lo largo del ejercicio. Se tiende a incluir los
siguientes elementos:
ü Responsabilidad
de los administradores en el control interno
ü Análisis de
elementos específicos: - Funciones del Comité de Auditoria
ü Políticas y
procedimientos escritos
ü Delegación de
poderes
ü Políticas de
personal
ü Código de
conducta
ü Auditoría interna
y revisiones
ü Medidas
correctivas
ü Limitaciones
del sistema de control interno (seguridad razonable, no garantía absoluta)
ü Recomendaciones
que debe contener la información pública sobre el control interno:
ü Categoría de
los controles
ü Declaración
sobre limitaciones de todo sistema de control interno
ü Declaración
sobre mecanismos de supervisión del sistema y regularización de deficiencias
ü Marco de
referencia para el informe
ü Conclusión
sobre la eficacia del control interno
ü Fecha o periodo
a la que se refiere la conclusión
ü Los nombres de
las personas que firman el informe.
Importancia del
Reglamento Interno en las empresas
El Reglamento interno regula las
relaciones de la empresa con sus trabajadores en aquellos puntos en los cuales
se exige una definición más precisa entre lo que indica la ley (Código del
trabajo y su reglamento ) y las condiciones particulares de actividad laboral
de cada empresa, con el objeto de que tanto patrono como trabajadores conozcan
con claridad a qué atenerse en caso de discrepancias.
Como las normas exigen que toda
empresa debe cumplir con las leyes locales e internacionales en todas las
materias de su actividad y además que primero resuelva todos sus conflictos
previos a una certificación si fuera el caso.
También que las actividades ISO
exigen una mayor colaboración y dedicación entre patronos y trabajadores. Hoy
en día toma cada vez mayor trascendencia el uso del Reglamento interno como un
documento de vital importancia para asegurar la tranquilidad de las actividades
empresariales.
Las empresas que no tienen aún un
reglamento interno deberían a corto plazo solicitar la asesoría legal
correspondiente para que en corto tiempo puedan integrarse a los beneficios de
su implementación, despejando el camino a su crecimiento en un clima de
tranquilidad.
Para las empresas que tienen un
Reglamento interno se les recuerda que los tiempos cambian y es necesario estar
al día en el marco de la globalización y no quedarse atrás en pequeñas o
grandes mejoras que su entorno le exija, deben actualizarlos a la brevedad
posible.
El encanto personal es el arma secreta, la suprema seducción contra la cual
hay pocas defensas. Si uno lo posee, no necesita dinero, ni belleza, ni linaje.
Es un don, que se da para ser dado a su vez, y que cuanto más se da mas se
tiene.
El encanto personal es un aura, un perfume invisible que flota en el aire;
si se ve, se pierde el hechizo. El encanto es dinámico y no puede suprimirse a
voluntad. En cuanto a sus elementos, no hay formula fija. Una gran
variedad de ingredientes van en el caldero, pero sus mágicos efectos deben ser
totales no es posible estar "casi" o "parcialmente"
encantado.
En la mujer, el encanto personal es probablemente más completo que en el
hombre y requiere una gran variedad de sutilezas. Es cierto fulgor en el
rostro, la peculiar efusión de una bienvenida, un sostenido aire de
satisfacción por nuestra compañía y un callado pesar ante una despedida. la
mujer con encanto personal no encuentra a ningún hombre insulso; en realidad,
en su presencia, él se transforma no solo en un ser distinto, sino en la clase
de persona que anhela ser. Una mujer así da vida a sus ilusiones mas hondas,
porque agrega la necesaria fuerza de convicción a la vieja sospecha de
que él es rey.
De la mujeres que me han fascinado mas, en la patria grande, son exactamente
siete. La primera tenia el bellísimo nombre de Betty, el lugar de nacimiento me
es incierto pero tenia una personalidad sencilla, era la mujer que
merecía ser amada y cuidada, pero así como el viento la trajo se la llevo y
desapareció; la segunda era una mujer con el nombre de Virginia, lo que
me atrapo de ella, fue el aroma que tenia, además de la belleza que poseía y
las grandes habilidades deportivas; la tercera con el nombre de July, me
cautivo la forma en que caminaba, como me miraba, y en especial como con
sutileza me rechazo y actualmente la veo caminando en la calle y avenidas con
un hijo; la cuarta, con el nombre Lourdes, la conocí en la universidad, me
enloqueció el color gris de los ojos y el cabello castaño, pero también como el
viento la trajo también se la llevo; la quinta la mas especial de todas, la
delgada figura que poseía, el cabello largo y castaño, la sencillez al
vestirse, la delicadeza al mirar y autorizarte una conversación, su
timidez, que se confundía con la alegría que irradiaba, y en especial me
agradaba su compañía, y ver las bellas manos que tenia, perfectas, perfectas,
su nombre solo se comparaba con su belleza interior, Marisol, si, simplemente
Marisol, hice todo lo posible por encontrarla otra vez, no volví a verla
hasta ahora; no tan importante la sexta tenia el nombre de Nieves, solo fue una
persona mas; la séptima, me atrapo por lo que podríamos llamar un amor
compasivo, ya que la observe por un tiempo, viendo su estado social, además de
la belleza que poseía, mas físico que otra cosa, sin haber dejado alguna mella
sobre mi persona, ahora que estoy con el poderoso tiempo a mis espaldas,
debo encontrar el antinemesis de mi personalidad.
El encanto envuelve a la mujer con ese resplandor de felicidad que atrae al
hombre, quien, ante el carácter femenino, reafirma su masculinidad y
renueva su impulso vital. Su encanto reside también en cierto aire de
maternalismo intemporal, en el efecto tranquilizador de su sola presencia, que
puede disipar en el hombre la ira y frustración de un instante y hacerlo
reponerse, a voluntad, de sus fracasos.
En el hombre, el encanto personal, presumo es la habilidad de
conseguir la adhesión de una mujer mediante un reconocimiento de su
singularidad, es ser notado sin ser notable. es de nuevo el caso de ser
absorbido totalmente, de olvidar realmente la existencia de otros, porque
nada traiciona mas fatalmente que la sugestión de una mirada errante. La
admiración silenciosa es admirable, pero rara vez suficiente; lo que vale es lo
que el hombre dice, sus osadas declaraciones, el vuelo de su fantasía, el
descubrimiento de virtudes ocultas. El hombre se enamora con los ojos, la mujer
con el oído; ningún hombre debe preocuparse demasiado por la edad. Dijo una vez
un Voltaire ya marchito "Dadme unos minutos la palabra, sin enseñar la
cara, y seré capaz de seducir a la reina de Francia".
Pero el encanto no esta solo relacionado con lo sexual; adquiere
formas variadas y menos ardientes que el instinto. La mayoría de los niños lo
tienen -hasta que se lo hacen saber- y también los viejos que nada pueden
perder; los animales también, por supuesto. En los niños y los animales
pequeños, a menudo, en la forma de la cabeza y en la mirada casta e inocente;
en las muchachas y en los potrillos, esta en el andar torpe, a tropiezos, en
la incapacidad para gobernar sus movimientos con las piernas. Pero ese
encanto es pasivo y atrae porque despierta nuestro instinto de proteger al
débil.
Uno descubre al que tiene encanto. Pero ¿puede adquirirse esta cualidad?.
En realidad, no, porque es original, innata. O es algo que evoluciona
naturalmente de otra cualidad, como el simple deseo de hacer feliz a la gente.
Por cierto, el encanto no se adquiere con algunos trucos como es el de
fruncir la nariz, o dar un tono risueño a la voz. Pero, por otra
parte, existe una antena, una sensibilidad interior respecto de los
otros, que la mayoría tiene y que puede enriquecerse si se le presta atención.
Pero en un estudio del encanto personal ¿qué otra cosa busca uno?.
Aparte de la facultad de escuchar -la más rara de las virtudes-, aparte del
valor y la sensibilidad humanos, y de la facultad de ser agradable, existe una
generosidad que nada exige en cambio. El encanto se derrama generosamente sobre
el joven y el viejo, el pobre, el feo, el tonto o el gordo más humilde de la
esquina. Se revela también en una sensación de tranquilidad, en modales
correctos y llenos de naturalidad, y menudo en un donaire nacido más de la
confianza y la serenidad mental que de la juventud. Cualquiera que la posea
será más que popular; será un terapeuta social.
El encanto personal, en última instancia, es el más poderoso elemento de la
conducta; proporciona a la persona la oportunidad de dar a su existencia un
instante de gloria. Se asemeja al amor en cuanto se impone sin la fuerza,
prodigando sus dadivas como la luz del día que nace. Atrapa a su víctima, pero
nunca castiga, y desarma desarmándose a su vez; ataca sin herir, gana guerras
sin bajas, aunque por supuesto no sin víctimas.
En el arsenal del hombre, el encanto personal es un dardo mágico, liviano y
sutil como un colibrí. Pero es falaz en un aspecto: como el sentido el humor,
si uno cree poseerlo probablemente no lo posee.
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