Normas de cortesía

NORMAS DE CORTESÍA EN LOS MENSAJES

Al utilizar el correo electrónico es aconsejable evitar ciertas conductas y seguir una serie de normas que hagan más fácil y cómoda la comunicación con el resto de los usuarios.

CÓMO ESCIRBIR UN MENSAJE:

Hay una serie de normas que facilitan al destinatario la lectura y la comprensión de los mensajes:

  Mencionar siempre el asunto. Éste debe describir el contenido del mensaje de forma clara y concreta. Así, el destinatario podrá localizar rápidamente en su bandeja de entrada los mensajes de su interés y ordenarlos. En general, los programas de correo suelen avisar cuando se intenta enviar un mensaje sin asunto, a no ser que esta opción se encuentre desactivada.

  Separar el texto en párrafos Es más fácil leer un texto estructurado en párrafos que un interminable mensaje de texto continuo.

  Evitar las mayúsculas. Por contraste con las minúsculas, las letras mayúsculas simbolizan gritos; por ejemplo, ciertos comentarios sarcásticos, escritos con mayúsculas, pueden llegar a parecer brutales insultos. Además, un texto escrito en mayúsculas se tarda en leer un 30% más que el mismo texto en minúsculas. Por tanto, sólo deben emplear mayúsculas en los casos que la ortografía lo recomiende.

Pasatiempos que equilibran nuestras emociones

Pasatiempos que equilibran nuestras emociones

Todos los pasatiempos sanos y consientes estimulan la creatividad. Describir los mejores placeres sería un imposible, pues cada persona tiene su goce personal, según sus experiencias y necesidades. Sin embargo, a continuación describimos los más comunes.

Hacer manualidades

Al hacer manualidades, moldeado, pintura, tejido, etcétera; aprendemos a ver las cosas de manera diferente, descubrimos aspectos y sensaciones de la naturaleza que antes no conocíamos, adquirimos mayor confianza en nosotros mismos y desarrollamos la creatividad y nuestra habilidades. También mejoramos el desarrollo de nuestra psico-motricidad fina, es decir, nos resulta más fácil manipular objetos pequeños.

Bailar

La alegría que se siente al bailar es inigualable. Este pasatiempo nos eleva la autoestima y mejora el poder y la capacidad de seducción. Bailar frecuentemente también ayuda al desarrollo de la disciplina y el autocontrol. Además, al bailar nos olvidamos de los problemas, nos relajamos y llenamos de energía.

Escribir

Cuando escribimos por placer, no por obligación, hacemos un ejercicio de auto ayuda. Este pasatiempo tiene efectos muy beneficiosos para la salud y el ajuste psicológico, puesto que reduce el estrés y los síntomas psicosomáticos. Además, expresar nuestras emociones a través de la escritura, tiene un efecto catártico y positivo para la salud.

Jugar

El juego aporta al ser humano sentimientos y experiencias educativas diferentes a las que puede acceder en la vida cotidiana. Podemos jugar de diferentes maneras: con los niños, juegos de mesa con los amigos, juegos deportivos, etcétera. Mediante el juego se puede conseguir recreación y diversión, se logran objetivos físicos  y habilidades psicomotoras, se liberan las energías y se cultivan las relaciones sociales. El juego es también refugio frente a las dificultades, ya que contribuye al equilibrio y dominio de sí mismo.

Leer

Si bien la lectura regular impulsa el éxito académico, leer por placer es una actividad irreemplazable para el desarrollo de la personalidad. Aunque actualmente los medios electrónicos, como la Internet, que ofrece beneficios de información, todavía no sustituyen el desarrollo intelectual y personal que supone la lectura frecuente, por eso muchas personas aún se refugian en los libros.

Secretaria Comercial

SECRETARÍA COMERCIAL

En la mayor parte de los congresos se buscan actividades paralelas y una de ellas es la realización de exposiciones comerciales de productos o servicios relacionados con el tema del congreso. Sirve como muestra de presentación de productos y servicios, y también, porque no decirlo, como fuente adicional de ingresos para los organizadores del congreso.

A esta secretaría también se la puede denominar como "Secretaría de Exposición", pues como su nombre indica es la encargada de todo lo relacionado con el montaje de stands, definición de espacios, normas de uso, servicios, etc.

Entre las muchas tareas asignadas a esta secretaría podemos destacar:

La comercialización de espacios para la exposición. El espacio de una exposición es limitado, y por ello se comercializa alquilando "módulos" que suelen venir definidos en varios tipos: desde un módulo básico hasta espacios de varios módulos.

Montaje y desmontaje. Se encarga el montaje y desmontaje de los stands. Hay exposiciones que ofrecen esta posibilidad como optativa o puede ser "impuesta" a los expositores.

Servicios auxiliares. Los organizadores pueden aportar, servicios complementarios, como alquiler de mobiliario, iluminación, confección de lonetas, pancartas, etc., servicios de azafatas, servicios de carpintería, electricidad, etc.

Organización de presentaciones. Se pueden establecer horarios   especiales para presentaciones de productos o servicios, realización de demostraciones, etc.

Cualquier otro servicio que tenga que ver con la exposición.

Secretaria Social

SECRETARIA SOCIAl

También se la denomina Secretaría Turística. Es la encargada de realizar los "programas de ocio" o sociales, tanto para los asistentes directos al congreso (congresistas y ponentes) como para sus acompañantes. Hay determinados congresos, que no tienen programas "alternativos" para los acompañantes, por lo que se supone de la asistencia solo de congresistas.

Organizan para los congresistas y ponentes: Tours-Excursiones pre y post congreso de carácter turístico. Gestiones en cuanto a medios de transporte, reserva de billetes, etc.

Para los acompañantes: Programas especiales, celebrados durante el congreso, para ocupar el tiempo de los acompañantes con actividades de tipo cultural, social y lúdico. Visitas turísticas, compras, comidas típicas, actividades deportivas, etc.

En muchas ocasiones, los profesionales del sector, OPC's, suelen fusionar o llevar a cabo las tareas de la Secretaría Técnica y Social, en una sola, generalmente, la Secretaría Técnica.

Secretaria Técnica

SECRETARÍA TÉCNICA

Es el canal de comunicación entre el Comité Organizador y los asistentes al congreso, y el equipo encargado de coordinar los aspectos técnicos del congreso. Entre sus funciones podemos destacar:

1.     Las contrataciones. Alojamiento de congresistas, ponentes y participantes; elección de menús, desayunos y/o "coffe break", etc.; equipos técnicos necesarios para el desarrollo de las ponencias; alquiler de salas y espacios necesarios; personal necesario para la atención de asistentes y ponentes (azafatas, auxiliares, traductores...); etc.

2.     Coordinación de los distintos servicios ofrecidos en la sede del congreso y en los establecimientos colaboradores del mismo.

3.     Elaboración de presupuestos e informes sobre los recursos necesarios, recursos empleados, recursos aplicados, etc.

4.     Establecimiento de partidas para las distintas áreas del congreso.

5.     Visitas profesionales o de carácter científico a otros centros o lugares de interés (no turístico, pues de ello se encarga la Secretaría Social o Turística).

       6.    Análisis de la gestión del congreso, cierre económico y balance final de gestión.

       7.    Cualquier otra tarea relaciona con la parte técnica del congreso.

Secretaria Científica

SECRETARÍA CIENTÍFICA

Podemos decir que es una de las Secretarías más importantes de todo congreso, pues se encarga de forma directa de las relaciones con los ponentes (comunicaciones, recepciones y envíos, traducciones, correcciones, fomentar y coordinar las actividades entre los ponentes, etc.), de la confección del programa, ya sea cultural, científico o profesional y de la mayor parte de las tareas que tengan que ver con el "contenido" del congreso.

Esta Secretaría suele contar con la ayuda del Comité Organizador y/o de un OPC (Organizador Profesional de Congresos). También se puede encargar de elaborar y proponer programas de actuación conjunta de diversos sectores o grupos de ponentes que acuden al congreso, así como de realizar estudios y/o informes sobre las ponencias presentadas, actividad de los ponentes, etc.

Aceptar regalos de la empresa

Aceptar regalos de la empresa

En el mundo de la empresa y los negocios los regalos pueden ser un arma de doble filo. El regalo se hace como gesto de cortesía pero en algunas ocasiones puede ser malinterpretado, sobre todo cuando el regalo no es adecuado.

El decálogo del regalo empresarial es una buena "herramienta" para saber a qué atenerse en cada momento. Muchas empresas deberían incluirlo dentro de su normativa o reglamento interno.

   1. Es aceptable recibir un obsequio o una invitación a comer siempre que sea de un importe muy razonable.

   2. Está totalmente prohibido recibir dinero en metálico o en cualquier otro formato que suponga recibir dinero.

   3. Se debe prohibir recibir regalos de alto valor nominal. Regalos demasiado caros u ostentosos.

   4. No se deben hacer o aceptar regalos -salvo contadas excepciones- anteriores a una negociación importante o antes de la firma de un contrato.

   5. No es correcto hacer regalos a personas ajenas a cualquier relación que tenga con el personal de una empresa. Tampoco se deben aceptar obsequios de personas desconocidas o con una relación muy esporádica, salvo que sean de carácter publicitario.

   6. No es correcto hacer regalos en público -salvo material promocional-, que podrían ser malinterpretados por el resto del personal de una empresa. El regalo debe ser tan discreto en su contenido como en la forma de entregarlo.

   7. Cuando vaya a hacer o a aceptar un regalo tenga en cuenta la posición del empleado. Una diferencia notable de posición o cargo puede demostrar que se quiere influir en cualquier decisión a tomar con respecto a un determinado tema.

   8. Los viajes, disfrute de vehículos u otros objetos, invitaciones a pasar unos días en una casa de la empresa, etc. son también regalos, aunque no vayan envueltos en un papel de regalo. No se deben aceptar salvo que haya alguna razón importante para ello y beneficie a la empresa.

   9. Los regalos de empresa no son regalos sociales; no hay que devolverlos, salvo si es una invitación a comer. No hay que devolverlos, pero si hay que agradecerlos.

   10. Si alguno de los regalos o invitaciones cree que están fuera de lugar hay que rechazarlo sin dudar ni un instante. Su reputación y la de su empresa están en juego.

Al momento d exponer recuerde...

Al momento de exponer recuerde

Uno de los modelos más conocidos para una correcta exposición es el modelo SPAM Este nos da 4 puntos básicos:

1. Situación:

 Tener en cuenta la hora y el lugar donde se va a celebrar el acto.

2. Propósito

Las metas que el orador espera obtener con su charla.

3. Audiencia:

A que personas va destinada nuestra charla.

4. Método:

Que método vamos a utilizar para nuestra charla.

El método a utilizar es de gran importancia para el éxito de la charla. Tenemos como principales métodos son: 

1. Informativo.

Lo que se expone es nuevo para la audiencia, y se expone de forma clara y precisa, para que la información expuesta sea de utilidad al público asistente.

2. Persuasivo.

El orador trata de explicar características de un producto o servicio, de convencer de la conveniencia del mismo.

3. Entretenimiento.

El motivo de la exposición suele tener una finalidad de entretenimiento.

Aparte del método elegido para su conferencia, charla o exposición, deberá tener en cuenta ciertos puntos básicos a cualquier tipo de charla:

1.    Ser breve en los agradecimientos y reconocimientos previos a la charla.

2.    Mantener la cabeza elevada y mirar al frente y a la audiencia, siempre que podamos.

3.    Cuidar la voz. Emplear un tono adecuado, una vocalización correcta y un volumen adecuado.

Lo mejor que podemos hacer antes de una "actuación" en público es practicar.

1.    Lea su ponencia en alto varias veces para escucharse. E incluso, grábela y escúchese o tenga a alguien con Usted para que opine.

2.    Utilice su lenguaje corporal y sus gestos, como si estuviese delante del público. Lo mejor es practicar delante de un espejo.

3.    Procure memorizar las partes fundamentales del texto, para evitar una continua lectura del mismo y estar demasiado tiempo con la cabeza baja - cabizbajo-.

Protocolo para hablar en público

PROTOCOLO PARA HABLAR EN PÚBLICO

Hablar en público no es nada fácil. Requiere definir bien los objetivos, ser claro, conciso, organizado y saber a qué público que nos dirigimos. Debemos oyentes. No se deben decir más de unas 150 a 175 palabras por minuto, para que la gente pueda seguir correctamente su disertación. Tampoco diga menos, para que la gente no se distraiga o pierda interés por el tema.

Pautas para  Hablar en Público

Conocer destinatarios: saber a quién le vamos a dirigir  nuestra audiencia si son empresarios, estudiantes, profesionales.

Organización: Exponer de forma organizada todos los temas nos permite que sea más fácil seguir el "hilo" de nuestra charla.

Objetivos: Debemos concretar bien y de forma definida los objetivos de la charla, ponencia o conferencia. Tenemos que "tener claro" cuál es el mensaje que queremos transmitir a nuestra audiencia, sin repetirnos en interminables palabras que no nos conducen a ninguna conclusión clara.

Ayudas: Cuente a su lado, con todo tipo de ayudas que hagan comprender mejor la exposición que está realizando: proyectores, ordenadores, diapositivas, gráficos y cualquier tipo de documentación que pueda facilitar a los oyentes. Ahora bien, sin abusar de los mismos, marginando totalmente al orador.

A la hora de hablar no debe olvidarse estos puntos fundamentales:

1.    Coloque el micrófono a la altura correcta y compruebe que el sonido llega a toda la sala.

2.     Organice bien la introducción, desarrollo y conclusión de la charla.

3.    No abuse de los gestos y la expresión corporal.

4.    En la medida de lo posible, interactúe con los oyentes, para hacerlo más ameno.

5.    Hable como si se dirigiera solo a una persona.

6.    Si va con retraso, resuma partes poco importantes.

7.    Evite cualquier tipo de distracción: ruidos, móviles, música, etc.

Como debe vestir una secretaria

Como debe vestir una secretaria

Vestirse para la oficina: es uno de los ejercicios de estilo más complicados que existen: tenemos una normas de etiqueta que cumplir (distintas según el trabajo), tiene que ser una ropa cómoda porque estás un montón de horas con ella puesta, y al mismo tiempo, no te quieres vestir añadiéndote años encima, y además quieres verte femenina, elegante y con tu estilo propio.

Opción 1 para vestir en tu oficina.

La chaqueta es semi-entallada con un simple botón y los pantalones son rectos. La camisa es lisa de color blanco y los zapatos de tacón medio de color negro.

¿Cuándo puedo utilizarlo?

Es adecuado para cualquier ámbito, ya que es el clásico conjunto formal. Podemos utilizarlo en trabajos de cara al público, oficinas, etc.

¿Cómo sé que me favorece?

Un traje formal da una imagen muy elegante y profesional. Los pantalones de pierna recta estilizan mucho, y si es negro te dará una imagen fina y muy adecuada para tu ámbito profesional.

¿Cómo puedo combinarlo?

El estilo de traje tiene distintas variantes, podemos jugar con el color de la camisa y adaptarlo al estilo y el ámbito de trabajo de cada persona. También puedes reemplazar la chaqueta por un conjunto de sweater llamados “twin set”, queda muy elegantes acompañándolo con un collar o una pañoleta.

Opción 2 para vestir en tu oficina.

Puedes utilizar un pantalón café de pierna recta y con un talle más bien alto. La camisa es a rayas verticales e color café combinando con el pantalón. La bolsa es de tamaño medio grande, de color tierra con las hebillas doradas y los zapatos a conjunto con un medio tacón.

¿Cuándo puedo utilizarlo?

Lo podemos utilizar para ir a trabajar, si lo completamos con una chaqueta café obtendríamos un traje formal con un toque dinámico creado por las líneas verticales. Y si lo combinas con una chamarra, se transforma en el conjunto con un toque informal para una reunión después de la oficina.