SECRETARÍA COMERCIAL
En la mayor
parte de los congresos se buscan actividades paralelas y una de ellas es la
realización de exposiciones comerciales de productos o servicios relacionados
con el tema del congreso. Sirve como muestra de presentación de productos y
servicios, y también, porque no decirlo, como fuente adicional de ingresos para
los organizadores del congreso.
A esta
secretaría también se la puede denominar como "Secretaría de
Exposición", pues como su nombre indica es la encargada de todo lo
relacionado con el montaje de stands, definición de espacios, normas de uso,
servicios, etc.
Entre las muchas
tareas asignadas a esta secretaría podemos destacar:
La
comercialización de espacios para la exposición. El espacio de una exposición
es limitado, y por ello se comercializa alquilando "módulos" que
suelen venir definidos en varios tipos: desde un módulo básico hasta espacios
de varios módulos.
Montaje y
desmontaje. Se encarga el montaje y desmontaje de los stands. Hay exposiciones
que ofrecen esta posibilidad como optativa o puede ser "impuesta" a
los expositores.
Servicios
auxiliares. Los organizadores pueden aportar, servicios complementarios, como
alquiler de mobiliario, iluminación, confección de lonetas, pancartas, etc.,
servicios de azafatas, servicios de carpintería, electricidad, etc.
Organización de
presentaciones. Se pueden establecer horarios especiales para
presentaciones de productos o servicios, realización de demostraciones, etc.
Cualquier otro
servicio que tenga que ver con la exposición.
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